Wir sind uns alle einig, dass E-Mails heute eine der bequemsten und am weitesten verbreiteten Kommunikationsmittel sind. Sie sind schnell und effizient, aber nur, wenn sie verständlich und übersichtlich verfasst werden. Eine E-Mail auf Englisch ist da keine Ausnahme.
Wenn du eine formelle E-Mail verfassen musst, kann das manchmal recht fordernd sein. Insbesondere Nicht-Muttersprachler, die versuchen, höflich zu bleiben, eine angemessene Begrüßung zu wählen und ihre Nachricht verständlich zu strukturieren, können hierbei an ihre Grenzen geraten. Es ist schwer, all dies gleichzeitig zu beachten.
Wenn du eine geschäftliche E-Mail auf englisch schreiben musst, kannst du natürlich online nach verfügbaren E-Mail-Vorlagen suchen. Dazu suchst du einfach nach "E-Mail schreiben" oder nach “Emails auf englisch schreiben”.
Wenn du dir jedoch ein klares Verständnis einer angemessenen E-Mail-Struktur (das ist ohnehin das Einzige, was eine geschäftliche E-Mail von einer gewöhnlichen unterscheidet) erarbeitest, kannst du dir sicher sein, dass jede zukünftige E-Mail, die du schreiben wirst, so gut sein wird, dass du damit sogar englische Muttersprachler beeindrucken kannst.
Lasse uns also ohne weitere Umschweife alle Abschnitte durchgehen, die deine zukünftigen E-Mails enthalten sollten. Passende Grußformeln und Redewendungen, die deine E-Mail förmlich oder lässig klingen lassen (je nach Anlass und Empfänger), werden wir im Folgenden natürlich auch abhandeln.
Mit der E-Mail-Kommunikation verhält es sich wie mit allen anderen Formen der Kommunikation: Es kommt auf die Form, den "Ton" und den Inhalt der E-Mail an.
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Halte dich an die Struktur einer E-Mail
Die Betreffzeile
Für gewöhnlich befindet sich der Betreff einer E-Mail unmittelbar unter der E-Mail-Adresse des Empfängers. Wenn du eine E-Mail schreibst, solltest du diesen Teil nicht ignorieren, da der Betreff der erste Teil der Informationen ist, die der Empfänger sieht.
Eine Betreffzeile in der Geschäftskorrespondenz ist wichtig, da sie dem Empfänger den Hauptgrund deines Schreibens mitteilt und auch Einfluss darauf haben kann, ob sie geöffnet wird oder nicht.
Eine gut formulierte Betreffzeile sollte kurz, aber spezifisch genug sein, um die Hauptidee des Schreibens widerzuspiegeln. Am besten sollte sie ein Schlüsselwort enthalten, das dem Empfänger dabei hilft, sich an den Betreff zu erinnern und deine E-Mail dann bei Bedarf leicht unter anderen geschäftlichen E-Mails wiederzufinden.
Hier sind einige Beispiele dafür, wie eine Betreffzeile in einem formellen Brief aussehen sollte:
- Meeting 9am on Tuesday, the 25th of July – Falls du deine Kollegen über ein bevorstehendes Meeting benachrichtigen und weitere Einzelheiten zur Tagesordnung mitteilen möchtest.
- CV for [Stellenbezeichnung] – Es ist wichtig sicherzustellen, dass potenzielle Arbeitgeber deine E-Mail-Adresse leicht finden können, wenn du dich für eine neue Stelle bewirbst. Du solltest auch deinen vollständigen Namen und ggf. deine Bewerbungsnummer angeben.
- Follow Up: Job Interview / Event / Presentation Wenn du deine Gedanken oder weitere Informationen zu einem kürzlichen Treffen, einer Veranstaltung, einer Präsentation usw. mitteilen möchtest.
In einer informellen E-Mail, z. B. in einem lockeren Brief an einen engen Freund, solltest du auch die Hauptidee des Textes angeben, aber du kannst dies weniger formell tun.
Die Anrede
Die Anrede ist die erste Zeile einer formellen E-Mail. Sie richtet sich an die Person, an die du schreibst und dient als Begrüßung. Welche Anrede du verwenden wirst, hängt davon ab, wie gut du die Person kennst, die du ansprichst. In der Geschäftskorrespondenz verwendest du vorzugsweise:
- Dear Mr. Smith, - Dies kann verwendet werden, wenn du einen bestimmten Mann ansprichst.
- Dear Ms. Smith, - Verwende nicht Miss or Mrs, um Frauen anzusprechen, da nicht immer bekannt ist, ob dein Gegenüber verheiratet ist oder nicht.
- Dear Sir or Madam, Wird verwendet, wenn du weder den Namen noch die Berufsbezeichnung deines Gesprächspartners kennst. Diese Art der Anrede ist möglicherweise nicht die beste Wahl, wenn man bedenkt, wie einfach du den vollständigen Namen und die korrekte Berufsbezeichnung einer Person online überprüfen könntest.
Wenn du jedoch keine weiteren Informationen über den Empfänger findest und diesen noch nie getroffen hast, sind diese Anreden durchaus akzeptabel und ermöglichen es, Unannehmlichkeiten zu vermeiden, die durch eine falsche Geschlechtsangabe verursacht werden könnten.
- To whom it may concern: Eine vollkommen akzeptable Formulierung, wenn du nicht weisst, wer deinen Brief überhaupt beantworten kann. Zum Beispiel, wenn du eine E-Mail an die Firmen-E-Mail-Adresse eines Unternehmens schreibst, anstatt sie direkt an einen einzelnen Menschen zu adressieren.
- Dear [Job Title], - Dies kann als Alternative zu "To Whom It May Concern" verwendet werden, wenn du den Titel der Person kennst, die du kontaktieren möchtest.
- Dear partners, / Dear managers, / Dear colleagues, etc. - Wird verwendet, wenn auf eine Gruppe von Personen verwiesen wird.
- Hi Nick, / Hello Nick, - Kann eine gültige Begrüßungsformel in einer geschäftlichen E-Mail sein, wenn du den Empfänger gut kennst und ihr freundschaftlich-professionell miteinander verbunden seid. Es ist auch vorteilhaft, um Kollegen anzusprechen, denen du häufig E-Mails sendest.
Die Erstellung einer formellen E-Mail ist zwar mit mehr Aufwand verbunden, kann aber die Chancen erhöhen, sich von der Masse abzuheben. Dies ist besonders wichtig, wenn man den Lebenslauf verschickt.
Wenn es darum geht, die Anrede in Geschäftsbriefen zu betonen, kann hinter der Aufforderung ein Komma oder ein Doppelpunkt stehen, wobei der Doppelpunkt hauptsächlich in streng formellen E-Mails verwendet wird. Vor diesem Hintergrund, sind beide der folgenden Beispiele zulässig:
- Dear Sir / Madam,
- Dear Sir / Madam:
Bei informellen E-Mail-Nachrichten kann die Begrüßung nach deinen persönlichen Vorlieben erfolgen.
Die Eröffnungszeile aka der erste Satz
Die Eröffnung eines Geschäftsbriefes erfordert, dass du dir vorstellst, dass du jemandem zum ersten Mal schreiben würdest. Beginne am besten mit deinem vollständigen Namen, deiner Position und beschreibe kurz dein Anliegen oder verweise auf eine gemeinsame Erfahrung, die du in der E-Mail weiter besprechen möchten.
Hier sind einige Beispiele, die du in geschäftlichen E-Mails verwenden kannst:
- I am writing in regards to...
- I am interested in... / I would like to know...
- I am writing to enquire about...
- I am writing in reference to...
- I regret to inform you...
Falls du jedoch auf eine empfangene E-Mail antwortest, kannst du die Eröffnungszeile überspringen und dich stattdessen für die Nachricht bedanken. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten, zum Beispiel:
- Thank you for your email regarding...
- Thank you for your prompt reply. / Thanks for getting back to me.
- Thank you for contacting our company / department / etc.
Für informelle Korrespondenz kannst du etwas zwangloses verwenden. Hier ein Beispiel:
- Just a quick note to let you know...
Der Haupttext; Der Textkörper
In einer formellen E-Mail sollte der erste Absatz so kurz und informativ wie möglich sein. Im Hauptteil der E-Mail (den folgenden Absätzen) solltest du die Informationen, die du bereits gegeben hast, erläutern. Ein Geschäftsbrief sollte in der Regel kurz und prägnant sein und keine unnötigen Details enthalten.
Denke daran, dass du jeden semantisch zusammenhängenden Teil der E-Mail mit einem Absatz hervorheben solltest.
Den Hauptteil formloser E-Mails kannst du dagegen frei formulieren. Das Einzige, was du berücksichtigen solltest, ist, wie nahe du dem Empfänger stehst. Wenn ihr keine enge Bindung habt, ist es am besten, nicht zu sehr ins Detail zu gehen.
Der Anhang; Die Anhänge
Anhänge sind ein wichtiges Element einer E-Mail, insbesondere einer formellen. Wenn du ein Dokument oder etwas anderes anhängst, musst du dies in der E-Mail selbst bereits angeben. Andernfalls bemerkt der Empfänger es möglicherweise nicht.
Hier sind ein paar Beispiele, die du in der Geschäftskorrespondenz verwenden kannst:
- Please find attached...
- I am sending you...
- We enclose...
Die Abschlusszeile, Schlussformel oder auch Grußformel am Ende
Eine E-Mail sollte auch eine Abschlusszeile enthalten, um deine Erwartungen bezüglich der Antwort des Empfängers oder weiterer Aktionen zu formulieren.
In einer formellen E-Mail kannst du an dieser Stelle die folgenden Ausdrücke verwenden:
- If you have any questions, please don’t hesitate to contact me. / Feel free to contact me if you have any questions.
- I appreciate your cooperation.
- Thank you in advance.
- I look forward to hearing from you. / I look forward to your reply.
Du kannst die Schlusszeile auch als Gelegenheit nutzen, um deine Aufforderungen im Haupttext deiner E-Mail zu wiederholen. Auf diese Weise kannst du sie anpassen und bereits erwähnten Details präzisieren. Zum Beispiel: "I look forward to hearing your thoughts / further information on the project at Wednesday's meeting."
Die Signatur; Kontaktinformationen
In einem Unterschriftenfeld solltest du dich mit vollem Namen und Titel identifizieren. Zusätzlich solltest du mehrere Kontaktmöglichkeiten angeben, über welche die andere Person dich erreichen kann.
Eine der gebräuchlichsten Arten, eine Signatur zu eröffnen, ist die Verwendung des Wortes "Sincerely". Du kannst in Geschäftsbriefen aber auch eine der folgenden Alternativen verwenden:
- Kind regards, / Best regards,
- Thanks in advance,
- With many thanks,
Für lockere Briefe:
- Best wishes,
- See you soon,
- Write back soon,
- Hope to hear from you soon,
Weitere Empfehlungen
- Vergesse nicht, den Text zu formatieren. Stelle sicher, dass du in der gesamten E-Mail dieselbe Schriftart und -größe verwendest. Füge bei Bedarf Aufzählungszeichen oder nummerierte Listen hinzu - dies verbessert das Erscheinungsbild und die Lesbarkeit des Textes.
- Lies den ganzen Brief mindestens einmal durch und überarbeite ihn. Entferne unnötige Wörter oder Wiederholungen, achte auf Tippfehler, Rechtschreibfehler (überprüfe, ob du die Rechtschreibung in britischem oder amerikanischem Englisch halten willst und halte dich im gesamten Text daran), sowie Fehler im Namen des Empfängers.
- Der Text muss sprachlich korrekt sein. Stelle sicher, dass alle Sätze grammatikalisch korrekt sind und keine Interpunktionsfehler vorhanden sind - Interpunktionsregeln können sich stark von denen in deiner eigenen Sprache unterscheiden.
- Achte auf die E-Mail-Adresse, von der du sendest, insbesondere wenn du eine formelle E-Mail verschickst. Am besten sollte es eine Variation deines vollständigen Namens sein.
Zusammenfassung
In diesem Blogbeitrag haben wir die Grundregeln für das Schreiben formeller und informeller E-Mails auf Englisch aufgeführt. Wir hoffen, dass unsere Informationen über den informellen Austausch sowie die Geschäftskorrespondenz per E-Mail hilfreich für dich sind.
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